1. Innledning
Selskapene Oslofjord Convention Center, Oslofjord Catering og Oslofjord Hotel omfattes, herunder Oslofjord Convention Center.
Oslofjord Convention Center skal drive sin virksomhet gjennom en etisk, ansvarlig og sunn forretningspraksis, hvor gjeldende lover og offentlige forskrifter etterleves. For å nå dette målet må alle styremedlemmer, ansatte og innleide personer yte en felles innsats.
Våre etiske retningslinjer gjelder i all vår virksomhet som er spredt over hele verden. De gjelder for alle ansatte og styremedlemmer, også i datterselskaper av virksomheten. De gjelder også for innleide personer og andre som opptrer på vegne av og representerer Oslofjord Convention Center. Ledere som engasjerer disse har ansvar for å vurdere deres egnethet, og å informere om retningslinjene når det anses nødvendig.
Retningslinjene angir rammen for ansvarlig adferd i konsernet, men er ikke uttømmende i forhold til hva som regnes som etisk og god adferd. Det er et lederansvar å bevisstgjøre medarbeidere om betydningen av etiske valg og veilede i konkrete situasjoner. Det er den enkelte medarbeider sitt ansvar å sette seg inn i våre etiske retningslinjer, slik at hver av oss opptrer i samsvar med disse.
2. Ansvarlig adferd
Våre ledere og medarbeidere skal overholde offentlig lovgivning og internasjonale krav i sitt arbeid for Oslofjord Convention Center
Oslofjord Convention Center sine ledere og medarbeidere skal alltid følge gjeldende lover og forskrifter, samt virksomhetens interne retningslinjer. Våre interne retningslinjer kan være strengere enn offentlige lover og forskrifter i de land vi har vår virksomhet, men skal likevel alltid følges.
Våre medarbeidere innehar integritet
Våre medarbeidere gjør det rette, også i det skjulte. I alt vårt arbeide, også sammen med andre ansatte, leverandører og andre samfunnsaktører, legger vi vekt på å være pålitelige, troverdige og ærlige.
Medarbeidere som havner i en situasjon som er eller oppfattes som utfordrende, må søke råd hos sin overordnede slik at saken kan håndteres korrekt.
Våre medarbeidere arbeider for konsernets beste og skal være lojale overfor Oslofjord Convention Center
Våre medarbeidere bruker sitt beste skjønn til å fremme Oslofjord Convention Center sine verdier. Vi ivaretar alltid Oslofjord Convention Center sine interesser og har fokus på å bidra til forbedringer i arbeidet. Vår lojalitet har Oslofjord Convention Center sitt beste for øye, og vil gi virksomhetens legitime interesser prioritet foran egne og andres interesser.
Våre medarbeidere skal være bevisst på at virksomheten kan bli assosiert med deres adferd i private sammenhenger. Å være lojal overfor Oslofjord Convention Center innebærer også å ivareta omdømme gjennom vår adferd privat og profesjonelt.
Våre medarbeidere har respekt og omtanke for mennesker, eiendom og miljø
Vi arbeider for en bedriftskultur der omtanke og respekt for mennesker, miljøet og våre eiendommer har fokus. Vår opptreden – både privat og profesjonelt – skal inngi tillit i vårt samarbeide med kolleger, kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser samt overfor myndighetene.
3. Våre prinsipper for adferd
Beskytte Oslofjord Convention Center sine eiendommer, driftsmidler og omdømme
Våre medarbeidere skal ikke delta i aktiviteter eller adferd som kan skade Oslofjord Convention Center sitt omdømme.
Vi skal opptre ansvarlig slik at vi beskytter virksomhetens driftsmidler mot skade, tyveri, misbruk eller annet som ødelegger disse. Dette gjelder både materielle verdier som bygninger, maskiner, utstyr og andre eiendeler. Våre medarbeidere beskytter også informasjon, ideer og andre immaterielle rettigheter som patenter, design, varemerker, oppskrifter og annen kunnskap.
Oslofjord Convention Center sine eiendeler kan medarbeiderne ikke bruke til egne eller andres private formål, med unntak av de tilfeller der dette på forhånd er avtalt med overordnet som kan gi slik tillatelse.
Våre medarbeidere skal håndtere opplysninger om Oslofjord Convention Center med varsomhet og konfidensialitet
Vi bygger vårt tillitsforhold til kunder, forretningsforbindelser, kolleger og samfunnet for øvrig ved å dele våre perspektiver. Dette skal gjøres uten å skade vår egen drift og omdømme ved å kommunisere konfidensielle opplysninger, informasjon som ikke er eller skal være kjent for allmennheten.
Dette gjelder opplysninger som forretningsplaner, budsjetter, kundeopplysninger og lignende. Våre medarbeidere vil aldri gi slike opplysninger til personer utenfor virksomheten, med mindre dette tjener virksomhetens interesser og er avtalt med den som kan gi slik tillatelse. Ved lovpålagt opplysningsplikt skal ansvarlig leder på det relevante området avgi opplysningene.
Den enkelte medarbeider er forpliktet til å følge dette også etter at ansettelsesforholdet eller samarbeidet er avsluttet.
Antikorrupsjon
Våre medarbeidere skal ikke under noen omstendigheter delta i bestikkelser eller korrupsjon av noe slag. Det gjelder i alle deler av vår virksomhet uavhengig av hvor den befinner seg i verden.
Høflighetsgaver kan utveksles forutsatt at de har en minimal økonomisk verdi. De må være tilpasset omstendighetene og forekomme unntaksvis. Slike gaver bør adresseres til mottakerens offisielle arbeidsadresse, slik at den ikke gir grunn til noen mistanke om at mottaker vil holde dette skjult for sin overordnede.
Medarbeidere skal aldri kreve, tilby, ta imot eller gi kontanter eller gaver som er egnet til å påvirke en avgjørelse, eller som en motytelse for en tjeneste.
Rimelige og hensiktsmessige arrangementer for kunder eller oppdragsgivere med forretningsmessig formål godtas. Gjesters arbeidsgiver skal gis uttrykkelig anledning til å betale reise og opphold for sine deltakende ansatte. Samme prinsipp gjelder dersom våre medarbeidere deltar i slike arrangementer organisert av andre.
Medarbeidere som tilbys andre gaver og tjenester enn høflighetsgaver, skal underrette sin nærmeste overordnede, som avgjør om gaven må returneres.
Ingen medarbeider skal motta, tilby eller søke å oppnå fordeler for seg selv eller andre, som kan skade Oslofjord Convention Centers interesser.
Dersom en medarbeider blir kjent med aktiviteter som kan tyde på at korrupsjon finner sted, eller har funnet sted i forbindelse med selskapets virksomhet, kan han eller hun snarest mulig rapportere sin bekymring til Oslofjord Convention Centers compliancefunksjon: compliance@brunstadstiftelsen.no eller følge varslingsrutinene i sin organisasjon.
Interessekonflikter
Medarbeiderne har ansvar for å håndtere interessekonflikter på forsvarlig måte og de skal ha sin lojalitet hos Oslofjord Convention Center.
Alle medarbeidere skal unngå å påvirke eller ta del i avgjørelser som kan medføre en faktisk interessekonflikt. Det samme gjelder det som av andre kan oppfattes som en interessekonflikt. Dette gjelder spesielt i tilfeller der medarbeideren eller nærstående til denne, har en personlig interesse av økonomisk eller annen art.
Eventuelle oppdrag utenfor Oslofjord Convention Center skal medarbeiderne avklare med sin nærmeste overordnede. Slike oppdrag må ikke være i konkurranse med eller i strid med Oslofjord Convention Centers interesser.
Medarbeidere som blir oppmerksom på interessekonflikter, skal informere sin nærmeste overordnede om dette så raskt som mulig.
Hvitvasking
Medarbeidere på Oslofjord Convention Center skal ikke under noen omstendighet ta del i noen form for hvitvasking av penger.
Med hvitvasking menes ordninger som gjennomføres for å sikre at utbytte fra en straffbar handling integreres i den legale økonomien. Blir en medarbeider kjent med transaksjoner som tyder på at hvitvasking finner eller har funnet sted, skal vedkommende snarest rapportere sin bekymring til Oslofjord Convention Centers Compliancefunksjon:
compliance@brunstadstiftelsen.no
eller følge varslingsrutinene i sin organisasjon.
Dette gjelder også for aktiviteter som har til hensikt å unngå at ulovlig eller illojal unndragelse av skatt, toll eller andre avgifter ikke oppdages.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Alle våre medarbeidere skal ta sitt ansvar i forhold til HMS på alvor og på den måte bidra til å oppnå Oslofjord Convention Centers visjon om null skader relatert til arbeid.
Det forventes at alle medarbeidere til enhver tid følger HMS-regler i sin organisasjon og utviser godt skjønn i forhold til alle arbeidsoperasjoner. Alle medarbeidere skal melde inn avvik og brudd på Oslofjord Convention Centers eller det enkelte selskaps regler for HMS, enten via selskapets avvikssystem eller til sin nærmeste leder.
Diskriminering og trakassering
Alle medarbeiderne skal oppleve at Oslofjord Convention Center er en arbeidsplass der man blir respektert for den man er. Oppførsel som kan oppfattes som diskriminerende eller trakasserende, herunder seksuell trakassering, er ikke forenlig med Oslofjord Convention Centers verdier og er ikke akseptert.
Ingen diskriminering, basert på for eksempel kjønn, seksuell legning, alder, funksjonshemming, nasjonalitet, etnisitet eller politisk eller religiøs overbevisning skal finne sted. Alle medarbeidere må være oppmerksom på kulturelle forskjeller og behandle kollegaer, forretningsforbindelser og andre med respekt.
Skriftlige avtaler
Alle Oslofjord Convention Centers avtaler skal inngås og/eller dokumenteres skriftlig og arkiveres forsvarlig. Dette gjelder alle avtaler med ansatte, leverandører, kunder og andre forretningsforbindelser.
Også avtaler uten økonomisk verdi bør dokumenteres skriftlig for å forebygge mistanke om uetisk adferd, og bidra til å forstå relasjoner og situasjoner i ettertid.
Regnskapsføring
Oslofjord Convention Centers regnskaper skal alltid være riktige og pålitelige.
Oslofjord Convention Centers regnskaper er helt avgjørende for styringen av virksomheten i konsernet. Medarbeidere som tar del i finansielle transaksjoner eller regnskapsførsel, skal påse at alle transaksjonene dokumenteres og registreres etter gjeldende rett og god regnskapsskikk.
Oslofjord Convention Center aksepterer ikke misvisende eller uriktig bokføring.
Sunn konkurranse
Oslofjord Convention Center skal alltid konkurrere i markedet i samsvar med gjeldende konkurranse- og markedslovgivning og respektere disse bestemmelsene. Ledere og medarbeidere som er involvert i markedsføring, salg, innkjøp eller logistikk, skal sette seg inn i og kjenne godt til gjeldende lover og interne retningslinjer.
Narkotika og alkohol
Medarbeiderne skal ikke arbeide i en tilstand hvor man er påvirket av narkotika eller alkohol.
Oslofjord Convention Center aksepterer ikke bruk av narkotika i forbindelse med arbeid og tjenestereiser.
I forbindelse med representasjon eller bedriftsarrangementer, kan det serveres moderat forbruk av alkohol. Dette skal aldri kombineres med ulovlig bilkjøring eller annet arbeid som er uforenlig med inntak av alkohol.
4. Gjennomføring
Plikten til å etterleve regelverket
Det er et lederansvar å tydeliggjøre Oslofjord Convention Centers etiske forventninger og den enkelte medarbeider sitt ansvar for å sette seg grundig inn i og følge de krav som ligger i våre etiske retningslinjer. Kravene gjelder også der brudd på prinsippene kan oppleves å være i samsvar med Oslofjord Convention Center sin interesse; det er ikke i virksomhetens interesse å bryte med kravene i de etiske retningslinjene for å oppnå kortsiktige eller andre fordeler for virksomheten. Våre medarbeidere skal i alle slike tilfeller ikke oppfordre andre eller selv opptre i strid med retningslinjene. Ved tilfeller der medarbeideren er usikker på om en hendelse eller aktivitet er brudd på retningslinjene, skal en så langt det er mulig avklare dette på forhånd med nærmeste overordnede.
Oslofjord Convention Center kan iverksette interne disiplinære tiltak, herunder oppsigelse og anmeldelse, overfor medarbeiderne ved brudd på retningslinjene.
Den som har HR-ansvar i den enkelte organisasjon må utarbeide relevant støttemateriale til opplæring og bevisstgjøring i sin virksomhet.
Varsling
Medarbeidere som blir kjent med kritikkverdige forhold, som for eksempel en ulovlig handling eller brudd på prinsippene i våre etiske retningslinjer, bør varsle om dette iht rutiner for varsling.
Dersom det er ønskelig å varsle anonymt kan det gjøres via Oslofjord Convention Center sin anonyme varslingskanal på:
https://app.andfrankly.com/whistleblower/dashboard/oJ5IT5D9imVpQquC
Iverksettelse og oppfølging
Det er administrerende direktør/daglig leder i hvert enkelt selskap som har ansvar for å iverksette de etiske retningslinjene og påse at alle medarbeidere får tilstrekkelig informasjon og innføring i disse. Ledere på alle nivåer har ansvar for å bidra til at de etiske retningslinjene blir en relevant og integrert del av virksomhetens strategiske vurderinger, beslutningsprosesser, aktiviteter og evalueringer. Den enkelte leder har ansvar for å sikre at retningslinjene blir kjent og fulgt innen sitt eget ansvarsområde, og skal gå foran med et godt eksempel. I virksomhetens ansettelseskontrakter og personalhåndbok skal det alltid henvises til disse retningslinjene.
Medarbeiderne skal sette seg inn i retningslinjene, og skal delta i opplæring som tilbys av Oslofjord Convention Center eller det enkelte selskap. Administrerende direktør/daglig leder skal rapportere årlig til styret i det enkelte selskap om aktiviteter knyttet til å fremme etisk bevissthet og adferd.
Oslofjord Convention Centers compliancefunksjon er ansvarlig for å oppdatere de etiske retningslinjene.
Alle medarbeidere i Oslofjord Convention Center har ansvar for å ta opp etiske forhold som trenger avklaring.