Vårt foretak Oslofjord Convention Center AS, org. nr. 989 945 467, Oslofjordveien 9, N-3159 Melsomvik, tel. (+47) 33 00 20 00, e-post resepsjon@oslofjord.com er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i våre systemer for booking, fakturering, hotell- og konferansedrift. Vi er behandlingsansvarlig for vår markedsføring og utsendelse av e-poster fra oss til våre kunder og kontakter. Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende norske personopplysningsloven, herunder GDPR.

Del 1 – Generell del av personvernerklæringen

1. Innledning

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. For Oslofjord Convention Center AS (heretter kalt «Oslofjord») er det viktig at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.
Vi vil med jevne mellomrom oppdatere denne personvernerklæringen for å tilpasse oss endringer i vår behandling, eventuelle endringer på nettstedet, endringer i lovkrav eller andre endringer. Ved store endringer vil vi informere særskilt om dette på vår nettside oslofjord.com.

2. Behandlingsansvar

Oslofjord er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Oslofjord er behandlingsansvarlig for.

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte oss på gdpr@oslofjord.com.

For mer informasjon om sentrale begreper i personopplysningsloven, se eget avsnitt om Ordforklaringer.

3. Hvordan behandler vi personopplysninger

Oslofjord leverer flere tjenester til sine gjester og andre som er i kontakt med oss. Disse tjenestene er beskrevet under kapitlet ‘oversikt over hvilke opplysninger vi behandler’.

Når du bruker en tjeneste hos Oslofjord, lagrer vi bare de personopplysningene som er nødvendige for å kunne tilby deg denne tjenesten. Vi bruker ikke opplysningene du gir oss til andre formål uten at du aktivt har gitt oss ditt samtykke til dette.

Vi vil aldri selge dine personopplysninger til andre, og vi sletter opplysninger vi ikke har bruk for lenger. For å ivareta sikkerheten lagres personopplysninger på en trygg måte. Når du gir dine personopplysninger til oss gjennom en av våre tjenester, er det Oslofjord som er ansvarlig for behandlingen av disse. Våre ansatte har skrevet under på en taushetserklæring. Dersom vi bruker nettjenester eller andre firma til å gjøre deler av jobben for oss, har vi databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med dine rettigheter og innholdet i denne personvernerklæringen.

Norsk lov pålegger oss å rapportere inn enkelte opplysninger til myndighetene. Dersom en domstol krever det, er vi også pålagt å gi politiet innsyn i våre systemer.

Detaljert informasjon om hvilke opplysninger vi lagrer og hvordan de behandles, finner du under oversikten over de ulike tjenestene i del 2 av denne personvernerklæringen.

4. Slik samler vi inn opplysninger

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

  • Du har gjort reservasjoner hos oss, eller andre har gjort det på vegne av deg
  • Du er registrert som deltaker på et arrangement hos oss
  • Du er registrert som gjest som bor eller har bodd hos oss
  • Du har registrert deg som mottaker av våre nyhetsbrev
  • Du er registrert som leietaker av en suite og/eller parkeringsplass
  • Ditt kjøretøy er blitt registrert i vårt parkeringssystem, ved inn- og utpassering
  • Du har registrert ditt kjøretøy hos oss for å bli akkreditert ved innpassering
  • Du kan være identifisert av overvåkningskamera ved besøk hos oss
  • Du har gitt oss en tilbakemelding på våre tjenester og valgt å ikke være anonym
  • Du tildelt adgang i vår adgangskontrollsystem
  • Du har sendt oss en henvendelse
  • Du har søkt jobb hos oss

Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:

  • En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
  • En klage eller et varsel inneholder opplysninger om deg
  • En jobbsøker har oppgitt deg som referanse

5. Sikkerhetstiltak

Oslofjord har gjennomført egnede og tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å ivareta den enkeltes personvern i samsvar med personvernlovgivningens krav til informasjonssikkerhet.

6. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte oss (se eget avsnitt med kontaktinformasjon. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

6.1 Tilbaketrekking av samtykke

I de tilfellene hvor behandlingsgrunnlaget for dine personopplysninger er knyttet til samtykke, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake, f.eks. ved å kontakte oss.

6.2 Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om innsyn i hvilke personopplysninger Oslofjord behandler om deg.

6.3 Retting av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger om deg som er feilaktig eller misvisende. Dersom du har opprettet en brukerprofil hos Oslofjord har du anledning til å gå inn og gjøre endringer.

6.4 Sletting av personopplysninger

I enkelte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. Les mer om retten til sletting på Datatilsynets side.

6.5 Øvrige rettigheter

Dersom du mener at vi har registrert feil personopplysning om deg, du ønsker å motsette deg behandling av personopplysninger eller du har opplevd noe du mener er et brudd på personvernregelverket, ber vi om at du kontakter oss. Se eget avsnitt «Kontakt oss». Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

7. Kontakt oss

Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss? Du har rett til å få svar på henvendelser om personvern, og vi vil gjøre det vi kan for å følge deg opp på en god måte.

Post- og besøksadresse

Org.nr.: 989 945 467
Oslofjord Convention Center AS

Besøksadresse: Oslofjordveien 9, 3159 MELSOMVIK

Telefon:

+47 33 00 20 00

E-postadresse:

gdpr@oslofjord.com

Del 2 – Oversikt over hvilke opplysninger vi behandler

8. Bookingsystem

Hva vi lagrer og hvorfor

I vårt bookingsystem behandler vi de personopplysningene vi trenger ifm dine reservasjoner og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger vi har fått direkte av deg eller via eventbyrå, agent eller annen tredjepart hvor du direkte eller indirekte har booket noen av Oslofjords tjenester eller produkter.

Personopplysninger vi behandler er eksempelvis opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger, din betalingsinformasjon og i noen tilfeller ditt passnummer. I tillegg behandler vi andre opplysninger du måtte ha gitt oss og som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold.

Vi bruker din kontaktinformasjon også om det er behov for å kontakte deg etter ditt opphold hos oss, f.eks. om det er gjenglemte eiendeler.

Informasjon om hvilket rom du bor på, eller har bodd på, blir lagret også iht krav fra myndighetene om å kunne framskaffe gjestelister.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er basert på artikkel 6 b, som gjelder oppfyllelse av avtale.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om reservasjon med deg, og så lenge gjeldende lovverk eller forskrifter pålegger oss dette.

9. Kundeundersøkelser

Hva lagres og hvorfor

Alle gjester som bor hos oss vil få mulighet til å gi oss en tilbakemelding på våre tjenester som for eksempel kvalitet på rommet, renhold generelt, matopplevelser og totalt inntrykk av oppholdet. Dette gjør vi for å forbedre og videreutvikle våre produkter og tjenester.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er basert på artikkel 6 f, som gjelder den behandlingsansvarliges ‘berettiget interesse’.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er vi finner det nødvendig, men vil anonymisere informasjonen så fort dette er praktisk mulig.

10. Nyhetsbrev

Hva lagres og hvorfor

Dersom du melder deg på våre nyhetsbrev, eller ønsker å laste ned innhold fra vår nettside, vil vi lagre din e-postadresse, fornavn, etternavn og firmanavn. Du vil da motta nyheter og tilbud fra oss innenfor regler om eksisterende kundeforhold med hjemmel i markedsføringsloven.

På vår kontaktside kan du legge igjen e-postadresse, fornavn, etternavn og firmanavn dersom du ønsker å komme i kontakt med oss. En av våre medarbeidere vil da ta kontakt med deg.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til disse formålene er basert på artikkel 6 a som beskriver samtykke.

Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke og reservere deg mot markedsføring på bakgrunn av eksisterende kundeforhold. Denne muligheten får du når du mottar informasjon fra oss på epost. Du kan også sende en epost til gdpr@oslofjord.com.

11. Oslofjord App

Hva lagres og hvorfor

Oslofjord har en app for iOS og Android. I appen finner du informasjon om din(e) booking(er), billetter og bestillinger. Du kan bruke appen til å booke aktiviteter, bestille mat, laste ned nøkkel til din(e) boenhet(er), og som kanal for å få informasjon fra oss eller kommunisere med oss.

Personopplysninger som benyttes i appen er informasjon som hentes fra påmeldings-, reservasjons-, ordre og billettsystemer som brukes av Oslofjord ifm. ditt opphold, eller data du har valgt å dele med Oslofjord.

Ved enkelte arrangementer kan gjester bli bedt om å registrere bilens reg.nr. i Oslofjord app for å kunne passere hovedport. Hensikten er å øke sikkerheten for våre gjester. Appen kan også brukes av gjester som har parkeringsavtale med Oslofjord.

Oslofjord app vil be deg om følgende tilgangstillatelser:

  • Tilgang til lokasjonsdata for å gjøre det enklere for deg å finne frem på Oslofjord
  • Tillate push-varsler, for å kommunisere relevant informasjon og tilbud

Det er frivillig for deg å samtykke til de ulike tilgangstillatelser vår app ber om. Dersom du avslår å gi tilgangstillatelser vil dette påvirke appens funksjonalitet.

Oslofjord kan benytte eksterne samarbeidspartnere ifm. bestillings- og billetthåndtering. Dersom du benytter en eller flere av disse tjenestene godtar du at vi deler din informasjon med våre samarbeidspartnere. Informasjonen skal kun brukes til dette formålet.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er basert på artikkel 6 b, som gjelder oppfyllelse av avtale.

For tjenester i Oslofjord app som er frivillige for gjesten å bruke, er behandlingsgrunnlaget for dette brukerens samtykke, beskrevet i artikkel 6 a.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Persondata i Oslofjord app blir normalt ikke slettet, unntatt når den registrerte ber om dette.

12. Leietaker

Hva lagres og hvorfor

Oslofjord behandler informasjon om deg dersom du har inngått avtale om leie av suite, eller parkeringsplass, eller har tatt kontakt med Oslofjord mtp inngåelse av en slik avtale.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er basert på artikkel 6 b, som gjelder oppfyllelse av avtale.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg, og så lenge gjeldende lovverk eller forskrifter pålegger oss dette

13. Kameraovervåkning

Hva lagres og hvorfor

Oslofjord benytter kameraovervåkning for å øke sikkerheten til våre gjester og medarbeidere. Områder som er kameraovervåket er tydelig merket med dette.

Ved enkelte arrangementer ønsker arrangør at kameraovervåkning brukes for å gjenkjenne kjøretøy basert på reg.nr., for å kunne passere hovedport. Hensikten er å øke sikkerheten for våre gjester.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er basert på artikkel 6 f, som gjelder den behandlingsansvarliges ‘berettiget interesse’. Den berettigede interessen er å aktivt forebygge uønskede hendelser.

Behandlingsgrunnlaget som også kan bli benyttet er artikkel 6 d, som beskriver at behandlingen er nødvendig for å verne den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser. Behandlingen vil da kunne innebære utlevering av opptak til politi ifm. etterforskning av saker av kriminell karakter.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Kameraopptak blir slettet etter 2 uker.

14. Parkering

Hva lagres og hvorfor

Oslofjord benytter kameraovervåkning ifm parkering for å kunne identifisere kjøretøy basert på reg.nr. Besøkende som har avtale med Oslofjord om parkering og har sørget for registrering av reg.nr. hos Oslofjord vil ikke bli belastet med parkeringsavgift. Øvrige besøkende vil bli belastet for parkeringsavgift etter gjeldende satser. For besøkende som ikke betaler på betalingsterminal hos Oslofjord, vil identifisering av reg.nr. være grunnlag for fakturering av avgift og eventuell betalingsoppfølging.

Oslofjord benytter OnePark som databehandler for parkeringstjenester. Området er tydelig merket med informasjon om tjenesten med bl.a. alternative betalingsmåter.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er basert på artikkel 6 b, som gjelder oppfyllelse av avtale.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg, eller eventuell betalingsoppfølging er avsluttet, og så lenge gjeldende lovverk eller forskrifter pålegger oss dette.

15. Adgangskontroll

Oslofjord benytter adgangskontroll for å beskytte verdier, enten disse tilhøre oss, våre medarbeidere eller våre gjester.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er basert på artikkel 6 f, som gjelder den behandlingsansvarliges ‘berettiget interesse’. Den berettigede interessen er å aktivt beskytte våre verdier og forebygge uønskede hendelser.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Historikk blir fjernet etter 3 måneder.

16. E-post

Hva lagres og hvorfor

Vi benytter e-post for å utføre våre arbeidsoppgaver.

E-poster som sendes til felles e-post adresser (ikke personlige) håndteres av et henvendelsessystem. Sikkerhetsfunksjoner som beskytter mot uautorisert adgang benyttes for alt mottak og lagring av e-post.

Vi anbefaler at du ikke sender oss sensitive opplysninger direkte i e-post. Dersom vi trenger slik info for å behandle saken, ber vi om dette senere.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er berettiget interesse (artikkel 6 f). Den berettigede interessen er å kunne utføre oppgaver for / besvare henvendelser fra kunder, gjester, leietakere og andre må e-posthistorikk og e-postadresser lagres så lenge det anses for å være nødvendig for behandlingen av henvendelsen.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

E-post vi har mottatt skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for vår daglige oppgaveløsing. I praksis innebærer dette at slik e-post vanligvis ikke skal lagres lenger enn to år.

17. Jobbsøkere

Hva lagres og hvorfor

Dersom du søker jobb hos Oslofjord, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål, attester samt testresultater og opptak fra videointervju i de tilfeller vi ber deg gjennomføre dette. I tillegg til eventuelle intervju, kan Oslofjord også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

Behandlingsgrunnlaget for vår bruk av personopplysninger til dette formålet er berettiget interesse (artikkel 6 f). Den berettigede interessen er å kunne ha nødvendig dokumentasjon til å kunne vurdere søknad fra den registrerte.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Stillingssøknader oppbevares hos Oslofjord og slettes innen 6 måneder. Unntak fra dette skal avtales i hvert enkelt tilfelle.

18. Ordforklaringer

Med personvern menes et lovpålagt vern av privatlivets fred og din personlige integritet. Vernet inkluderer din rett til å ha innflytelse på bruk og spredning av personopplysninger om deg.

Med person menes en levende identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person. Eksempler kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer). Opplysninger om adferdsmønstre er også regnet som personopplysninger. Dette kan for eksempel være opplysninger om hva du hvilke TV-serier du ser på, og hvor du befinner deg. Opplysninger om deg som forteller om din rasemessige eller etniske bakgrunn, om dine politiske, filosofiske eller religiøse oppfatninger, helseforhold, seksuelle forhold, og eventuelle opplysninger om at du har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, samt medlemskap i fagforeninger, er definert som sensitive personopplysninger.

Med behandling av personopplysninger menes alle operasjoner som gjøres med personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, strukturering, lagring og spredning.

Med behandlingsansvarlig menes den virksomheten som er ansvarlig for behandling av personopplysninger, bestemmer formålet med behandlingen, og hvilke virkemidler som skal brukes.

Personopplysninger skal kun behandles for spesifikke, uttrykkelige, angitte og legitime formål.

En databehandler er en virksomhet som behandler personopplysninger på oppdrag fra den behandlingsansvarlige.

En databehandleravtale er en avtale mellom databehandler og behandlingsansvarlig om hvordan personopplysninger skal behandles.

Med behandlingsgrunnlag menes det lovfestede grunnlaget for behandling av personopplysninger. Oslofjord benytter ett av disse behandlingsgrunnlag:

  • den registrerte har samtykket til behandlingen, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 a)
  • den har til hensikt å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 b)
  • den er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende friheter går foran og krever vern av personopplysninger, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 f)

Med samtykke menes en frivillig, spesifikk, informert, utvetydig og aktiv erklæring fra deg om at du godtar behandling av gitte personopplysninger. Et samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

Oslofjord kan behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i. Det samme gjelder der behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak som du har spurt etter før avtaleinngåelse.

Oslofjord kan behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å ivareta berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Oslofjord benytter dette behandlingsgrunnlaget kun der hvor inngrepet i ditt personvern er meget lite, og hvor fordelene er større enn ulempene.