“Vi står overfor en pandemi”, “Lock down”. Dette var overskriftene i 2020
Gjennom en direktesending fra Oslofjord i oktober i fjor, presenterte vi det helt nye konseptet, drevet frem av behovet for å skape alternative møteplasser; nemlig vårt innovative hybridstudio. Fra dette studioet, laget spesielt for å holde arrangementer gjennom den vanskelige Covid-19 tiden, fikk vår administrerende direktør, Stian Fuglset, taletid under den årlige internasjonale ICCA-kongressen.
Det var en stor glede å bli invitert tilbake til dagens hybride ICCA-arrangement, direktesendt fra Dubai; “From resilience to revival”. I dag delte vi våre erfaringer om hvordan studioet, kombinert med våre fantastiske fasiliteter, kan tilpasses og brukes til arrangementer til tross for de strenge restriksjonene.
Byggingen av studioet var en stor investering med en meget kompleks teknologi, men vi var fast bestemt på å finne en løsning for kommende arrangementer slik at kundene våre fortsatt kunne møtes – selv om det ikke var ansikt til ansikt. Til gjengjeld har vi fått kundelojalitet ved å vise at vi virkelig er tilpasningsdyktige, innovative og løsningsorienterte. Denne kontinuerlige driften har også hjulpet oss med å skape et visst inntektsnivå og dermed sikre flere arbeidsplasser.
Den viktigste grunnen til å gjøre dette var imidlertid vår sterke tro på at hybride eventer også vil være en del av den fremtidige måten å møtes på. Med vår flerårige erfaring med å arrangere tradisjonelle arrangementer og live TV-produksjoner, trengte vi bare en interaktiv komponent for å kunne kombinere det beste fra begge verdener i denne innovasjonen.
Siden den gang har vi utvidet studioet vårt, og nå kan vi tilrettelegge for opptil 6000 delegater i publikum ved å bruke de faste sitteplassene i plenumssalen vår. Vi tror ikke at hybridløsningene som ble oppfunnet i Corona-tiden, vil redusere deltakerantall under arrangementer. Hybride eventer vil heller åpne muligheter for å koble flere huber til ett arrangement. Dette kan potensielt øke publikumsstørrelsen totalt, redusere reisekostnader forbundet med langdistanseflyvninger, gjøre det mulig for viktige og travle foredragsholdere å delta, samtidig kan vi redusere grensene mellom mennesker, kontinenter og kulturer.
Hybrid Studio etter utvidelsen
Noen ganger får vi spørsmål som: “Når dere ser tilbake nå, ville dere gjort det igjen?” og svaret er helt klart ja! Studioet har gitt oss mange muligheter og positive resultater. Vi klarte å beholde det meste av personalet vårt, og vi styrket samtidig forholdet til mange av våre kunder. Til tross for lockdown, var vi i stand til å holde mer enn 50 arrangementer, og noen av våre kunder endte faktisk med å komme oftere enn planlagt.
Fordi vi har plenums- og overnattingsfasiliteter spredt over hele konferanselandsbyen vår, kan vi legge til rette for gruppeinndeling og dermed øke antall gjester. Vi gir de forskjellige gruppene egne dedikerte områder for overnatting, sanitæranlegg, innganger, parkering og rekreasjon, og vi bruker skillevegger i våre plenumssaler. Skilleveggene gjør det mulig for alle gruppene å se den samme scenen, uten å komme i kontakt med hverandre.
Illustrert eksempel av hvordan soneinndelingen kan se ut
Et av arrangementene vi planlegger nå, er en sommerleir for ungdommer, forventer vi 6000 deltagere. Vi håper restriksjonene vil tillate at 2000 kan være fysisk til stede i publikum, de resterende deltagerne vil kunne følge sendingen via live stream i hotellrommene og leilighetene. Muligheten til å tilby en fleksibilitet som dette er en av de største fordelene ved å være en convention village.
Gjennom å legge til rette for denne inndelingen, kan vi øke inntektene våre basert på overnatting og mat og drikke, men viktigst av alt; vi gir kundene våre muligheten til og møtes. Det har vært en bratt læringskurve for oss, men også en påminnelse om at selv en krise, som Korona-viruset, kan føre til noe godt – hvis du har en positiv innstilling og er villig til å tenke innovativt.
Vi tror på de fysiske møtene, men vi tror også at du kan få det beste fra begge verdener ved å bringe en digital komponent inn i tradisjonelle arrangementer. Derfor er vi overbevist om at dette studioet vil være populært, også etter Covid-19.
Vi ser en økende tillit blant arrangementsplanleggere i Norge som sakte, men sikkert starter planleggingen igjen. Det internasjonale markedet vårt er fortsatt litt stille, men aktiviteten i dette segmentet kommer også tilbake. Oslofjord vil fortsette å være et dynamisk og adaptivt sted, og vi anser en raskt skiftende verden å være en flott mulighet til å innovere og utvikle oss. Vi savner virkelig å ha fysiske arrangementer her på vakre Oslofjord, men vi kommer til å møtes igjen, og vi ser frem til neste ICCA-kongress!
