Arrangementer, Blogg, Events, På Oslofjord Convention Center

Atea; One Place – Prosjektlederens Bekjennelser

Mennesker, fest, festival, event
24
okt

Vi på Oslofjord er glade i eventer– jo større jo bedre! Derfor er det stor glede og entusiasme blant våre ansatte nå som vi endelig kan ha store eventer igjen. Nylig hadde vi Atea på besøk med hele 7000 av sine ansatte og her kan du lese om prosjektlederens bekjennelser.

Når store eventproduksjoner skal settes i gang, er det et enormt maskineri som skal fungere optimalt slik at gjestene får den beste opplevelsen. Derfor er det ikke til å stikke under en stol at et stort event krever mye planlegging, og en god del fleksibilitet.

Martha Benedicte Skogholm er prosjektleder ved Oslofjord Convention Center og har jobbet hos oss i mer enn tre år. Vi har tatt en prat med henne for å høre hvordan det er å være prosjektleder for et slikt event.

Hva er det første du gjør når du får tildelt et nytt event og endelig dato er satt?
Det første vi gjør er å arrangere et kundemøte hvor vi går mer i detalj på hva kunden ønsker for sitt event. Det er da selve konseptutviklingen starter, og det er en veldig spennende fase!

Hvor lang tid trengs for å planlegge et event av denne størrelsen?
For denne størrelsen bør vi ha 6-8 måneder, særlig med tanke på konseptutviklingen. Det er mange elementer som må planlegges nøye for å få en god flyt slik at gjesteopplevelsen blir best mulig.
 
Hvilken del av prosessen i forkant synes du er mest spennende?
Det mest spennende i forkant er å se hvordan eventet utvikler seg, fra det var en tanke til det blir et komplett event med egne matkonsepter, rigg, underholdning og alt som hører med. Plutselig ser man hvordan de ulike komponentene blir noe stort som kommer til å glede gjestene.
 
Hva synes du er mest spennende under selve eventet?
Under eventet skjer det ting hele tiden og du må virkelig henge med i svingene! Det hender jo at det dukker opp noe underveis og da er det utrolig gøy å se hvor fort vi kan løse det i fellesskap internt! Også er det alltid veldig hyggelig å se at alle gjestene koser seg.
 
Hva er du mest redd for at ikke skal fungere optimalt når man samler så mange mennesker?
En har jo alltid i bakhodet at noe kan skje med for eksempel adgangssystemer, eller at det skal skje noe med lyd- og lysanlegget, men vi har flinke folk som står på og heldigvis skjer store hendelser svært sjeldent. Det er jo også et spenningsmoment i seg selv om opplevelsen står til forventningene så da er det veldig gøy når resultatet blir så bra som under Atea sitt event.
 

Det hender at ting skjer

En må alltid være forberedt på at noe uforutsett kan skje. Det kan være menneskelig svikt, eller teknologien som plutselig bestemmer seg for ikke å spille på lag. Under en pause i programmet på lørdag ble det litt høyt trykk på kaffeutsalget i Arenaen, heldigvis var F&B avdelingen raske med gode løsninger. De kom kjørende med ekstra kaffe og rigget om utearealene slik at vi kunne dra nytte av det fine været. Det var yrende liv og gjestene koste seg sammen i sola.

Hvordan var det å være på jobb denne helgen?
Det var veldig kult å se hvordan alle på Oslofjord bidro for å gjøre dette til en suksess for kunden. Det var virkelig alle mann til pumpene, vi fikk se ansatte fra alle avdelinger i sving og alle hadde det gøy underveis. Det er morsomt å jobbe sammen med en så sammensveiset gjeng!
 
Hva var det kuleste for deg som prosjektleder med nettopp dette prosjektet?
Atea som kunde! Her var det lagt til grunn at det skulle være skikkelig fest døgnet rundt. De hadde planlagt så mye gøy for deltakerne, fra de stod opp og til de la seg om kvelden. De hadde virkelig fokus på hva som ville skape et bedre fellesskap i sin bedrift.
 
Hva var det første du gjorde da dette var over?
Jeg dro hjem, fikk meg noe godt i glasset og sov i 14 timer.

Vertskap for fellesskap

Det er under slike eventer som dette, hvor folk kommer sammen og holder seg samlet over lengre tid, at følelsen av fellesskap virkelig får blomstre. Vennskap bygges, styrkes og fornyes, men også følelsen av en felles retning og et felles mål gir økt motivasjon til å ta fatt på fremtiden sammen. Derfor elsker vi på Oslofjord jobben vår; fordi vi kan være vertskap for store og små fellesskap!