3 måter å gjennomføre digitale årsmøter

12. mars 2020 er nok en dato som de aller fleste av oss vil huske i lang tid. Det var dagen myndighetene annonserte at de ville innføre de strengeste restriksjoner for våre liv som noen gang har vært i fredstid. Vi skriver nå oktober 2020, og det er fortsatt mange som sitter på hjemmekontor som følge av Covid-19-pandemien. Vi kan fortsatt ikke møtes slik vi pleide.

Mange bedrifter har utsatt viktige møter fordi vi ikke kan møtes fysisk. Noen har avholdt kun de aller mest nødvendige møtene via digitale plattformer. Det er på tide å innse at de digitale møtene har kommet for å bli, trolig også når den nye hverdagen kommer. Derfor vil vi her gi deg noen av våre beste tips til hvordan du kan avholde digitale møter på en god måte.

Flere dager

Ikke alle viktige møter er like enkle å gjennomføre effektivt gjennom digitale kanaler. Det kan hende at noen av temaene for møtet krever litt mer tid til fordøyelse og refleksjon. I slike tilfeller kan det være et godt alternativ å la «møtet» strekke seg over flere dager. Slik gjør du det:

• Sett agendaen og send ut innkalling i god tid. Vær tydelig på hvilke saker det skal stemmes over.
• Velg et tidspunkt for presentasjon av saksliste.
• Sett av et begrenset tidsrom mellom presentasjon og konklusjon. Be om at alle har avgitt sine stemmer og tilbakemeldinger innen et bestemt tidspunkt.
• Opplys om hvordan møtedeltakerne kan avgi sine stemmer og komme med tilbakemeldinger
• Velg et tidspunkt for konklusjon hvor alle stemmer og tilbakemeldinger gjennomgås. Når alt dette er gjennomgått, kan det fattes vedtak.
• Send et referat i etterkant.

Om du ønsker å gjennomføre dine møter på denne måten, finnes det flere alternativer for hvordan deltakere kan avgi stemmer og gi tilbakemeldinger, både gratis- og betalingsalternativer. Om du er på utkikk etter et gratis alternativ, finnes det for eksempel flere gode plattformer for spørreundersøkelser som du kan tilpasse til ditt behov og dele med deltakerne.

Digitalt møte på direkten

Dersom du føler deg komfortabel med å gjennomføre ditt møte digitalt, og fatte vedtak på direkten, er det overhodet ingenting i veien for dette. De fleste av oss har fått god trening med digitale møter i disse tider, noe som har ført til at mange er mer komfortable foran kamera nå enn tidligere. Slik gjør du det:

• Dersom årsmøtet skal avholdes digitalt, skal styret fatte vedtak om dette. Deretter må styret informere medlemmene i sin forening om at årsmøtet skal avholdes digitalt og hvilke tekniske løsninger som skal benyttes.
• Sett agendaen og send ut innkalling til alle deltakerne i god tid. Informer om hvilken plattform eller teknisk løsning som skal benyttes, hvordan deltakerne evt. logger seg på, og om det er behov for nedlastning på forhånd.
• Send gjerne en påminnelse et par dager før møtet hvor du gjentar informasjonen som ble gitt i innkallingen. I denne påminnelsen kan du også be om at forslag og kommentarer til sakslisten, så langt det er mulig, sendes inn på forhånd.
• For sakene det skal stemmes over, kan det være en god idé å benytte seg av en live meningsmåling.
• Send ut et referat til alle de inviterte i etterkant.

For denne typen møter, bør du også sørge for gode løsninger for avstemninger og tilbakemeldinger. Både spørreundersøkelser eller meningsmålingstjenester kan fungere, men du kan også åpne for at deltakerne benytter chatfunksjonen dersom møteplattformen har dette.

En hybrid løsning

Korona-pandemien har også stimulert mange til å tenke nytt om hvordan vi kan møtes. Dette har ført til innovasjoner i form av hybride møteplasser som også kan leve godt etter krisen. En hybrid møteplass, kombinerer det beste fra begge verdener med både fysisk og digitalt oppmøte. På Oslofjord har vi et eget Hybrid Event studio med en teknisk rigg i verdensklasse. Her kan du samle nøkkelpersoner i studio, mens øvrige møtedeltakere deltar digitalt. Dette er også særlig relevant om reising er en utfordring.

Sammen med vårt studio, har vi en egenutviklet app hvor de digitale deltakerne logger seg på. Via denne appen kan de kommunisere direkte med studio, sende inn spørsmål, videosnutter eller bilder, samt delta på meningsmålinger. Det er ingen begrensning på antall deltakere og de kan logge seg på fra hvor som helst i verden.

Du kan lese mer om vårt studio her!