Helt siden etableringen av Oslofjord Convention Center som en kommersiell aktør, har vi hatt både store og små arrangementer innenfor alle kategorier hos oss. Selv om vi har fasiliteter også for mindre grupper, er nok Oslofjord best kjent for de store arrangementene med mange tusen deltagere.
Det er under disse arrangementene vi virkelig får mulighet til å skinne og vise oss fra våre beste sider. Alt fra moderne overnattingsfasiliteter med stor kapasitet, til utsøkte matopplevelser og en drillet stab som virkelig kan storskala logistikk.
Vi skal se litt nærmere på en av suksesshistoriene fra 2019 da vi hadde 5130 gjester til bankett i Oslofjord Arena. Planleggingen startet, først i det små, seks måneder før arrangementet, men alvoret begynte de siste tre månedene.
“I så store selskaper må man dele alt inn i soner slik at det blir mange «små» selskap i selskapet. Alt er fordelt på forhånd og ned til minste detalj. Alt materiell er merket med hvilken sone det tilhører, og de ansatte får tildelt ansvar for ulike soner. Det er ekstremt viktig at dette overholdes for at alt skal flyte smertefritt under gjennomføringen.” – Hilde Pettersen, Prosjektmedarbeider F&B
Til dette arrangementet ble det servert en tre-retters middag bestående av:
Forrett: Lettrøkt andebryst servert med couscoussalat og rødvinsglace.
Drikke: Oslofjords egen eplemost fra Telemark
Hovedrett: Flatbiff av kalv med smak av sea weed, servert med pommes fondant og ovnsbakte rotgrønnsaker med hvitløk, timian og balsamicoglace.
Valgfri drikke: Oslofjords egen eplemost eller rødvin
Dessert: Sjokolademoussekake servert med bringebærcoulis og crumble.
Drikke: Hylleblomstsaft fra Telemark og kaffe
For å dra dette prosjektet i land, hadde vi 186 servitører og hovmestre i sving på gulvet, i tillegg til 72 matoppleggere med skiftledere, i tillegg til kokker og renhold. Våre dyktige servitører serverte hovedrett og drikke til alle gjestene på utrolige 32 minutter og 50 sekunder!
Til en slik servering går det naturlig nok også en del dekketøy. Det kom seks lastbiler fra Flyvende Tallerken med dekketøy – ca. 70 000 enheter totalt. Dette innebar blant annet:
15 300 glass
15 300 tallerkener
24 000 bestikkdeler
10 200 kopper og skåler
770 kaffekanner
Maten ble produsert i Oslofjord Arena. Mat som skulle holdes kald ble oppbevart i kjølecontainere bak arenaen, mens varmmaten ble oppbevart i varmeskap og fordelt på de ulike stasjonene for matopplegging. Kombinasjonen av en godt drillet stab og nøye planlegging, gjorde dette arrangementet til en stor suksess. Gjestene vår strålende fornøyde med både service og mat og gjennomføringen gikk knirkefritt.
Går du rundt med et stort arrangement i tankene? Lurer du på Hvilke muligheter dere har og hvordan vi kan skape en fantastisk opplevelse for deg og dine gjester? Store arrangementer har naturlig nok en lengre planleggingshorisont enn mindre arrangementer, og selv om det fortsatt er strenge restriksjoner for arrangementer, er vi overbevist om det snart vil begynne å lette. Derfor vil det være svært nyttig å komme i gang med planleggingen som raskt som mulig. For å hjelpe deg litt på vei, har vi laget en enkel mal som kan sette fart på fantasien og planleggingen.
Ikke nøl med å kontakte oss dersom du har spørsmål eller har behov for bistand i prosessen. Kontaktinformasjon finner du her.