– Tips for å unngå dødtid under arrangementeter
God flyt i et arrangement er en viktig faktor som påvirker gjestenes tilfredshet og stemningen under arrangementet. Det vil være behov for pauser underveis, men i mange tilfeller også et sceneskifte. Derfor er det viktig å ha et bevisst forhold til både flyt mellom innslag, hyppighet på pauser og pauseunderholdning.
Bedriftsarrangementer, interne og eksterne, er noe de fleste av oss deltar på en eller annen gang i løpet av våre yrkesaktive liv. Det kan være i forbindelse med en spennende produktlansering, en fagkonferanse eller kanskje til og med team building. Deltagerne gleder seg og har ofte store forventninger, men du som arrangør har kanskje kniven litt mer på strupen, særlig om det er snakk om et større arrangement. I de fleste tilfeller vil større arrangementer har mange ulike elementer i seg, men hvordan skal du skape flyt og forhindre dødtid?
Ved ankomst
Sørg for å invitere gjestene dine slik at de ankommer med god tid før selve arrangementet starter, men fyll dette tidsrommet med noe meningsfullt. Start og ankomst er med på å sette stemningen for resten av arrangementet, så her er det viktig at du legger ned litt innsats.
I de fleste tilfeller vil det slå godt an å starte et arrangement med lett servering og mingling. Sørg for god og stemningsfull bakgrunnsmusikk og server mat som enkelt kan spises stående. Litt avhengig av type arrangement, kan dette også være en fin anledning til å vise en video dersom mottakelseslokalene har mulighet til dette. Om formålet med arrangementet for eksempel er en produktlansering, kan du trigge nysgjerrigheten til deltakerne ved å vise noen teasere.
Pauser
Det er viktig å legge inn nok pauser i løpet av programmet slik at gjestene får mulighet til å gå på toalettet og eventuelt forsyne seg med kaffe og annet. Om du tenker litt strategisk når du legger opp kjøreplanen for arrangementet, så kombinerer du pauser med nødvendige sceneskift og omrigg.
Ved mer omfattende omrigg, bør du legge opp til en lengre pause med både servering og et eller flere underholdende elementer. Husk imidlertid på at atmosfæren under et frokostmøte vil være annerledes fra et kveldsarrangement, derfor er det viktig å tilpasse etter stemning og målgruppe.
Pauseunderholdning
Inviter gjerne deltagerne til å være med på en quiz som en del av pauseunderholdningen, et digitalt verktøy for online quiz vil som regel være det beste alternativet. Her kan du tilpasse spørsmål, språk og humor, både etter tiden på døgnet, stemningen du ønsker å skape og deltagerne generelt.
Et annet alternativ kan være å avholde en spørreundersøkelse i pausen med den hensikt å bruke resultatene enten som et underholdende element, eller som en del av senere sceneinnslag. En slik undersøkelse kan for eksempel ha som hensikt å ta tempen på stemningen eller teste hvor mye deltagerne har fått med seg underveis. Resultatene kan deretter presenteres som et humorinnslag i en senere pause, eller som en innledning til neste sceneinnslag.
Pauser kan også være en gyllen mulighet til å vise en film. Det kan være en oppsummering av året som har gått, tilbakeblikk fra et tidligere arrangement eller en humoristisk video som deltagerne kan relatere seg eller temaet for arrangementet til. En film kan også være et enkelt slideshow av bilder som rullerer over skjermen. Kanskje har du også en god taler blant de ansatte som kan ta på seg oppgaven med å si noen ord om bildene eller holde en kort tale?
Arrangement med overnatting
Det kan ha mange fordeler å investere i et helhetlig arrangement som også inkluderer overnatting. Dette skaper en god ramme for hele arrangementet og kan bidra til at deltagerne er mer avslappet og til stede.
Er overnattingen i tillegg i tilknytning til arrangementsfasilitetene og bespisningen, skaper dette flere positive effekter; du slipper organisering av transport under arrangementet i tillegg til at det skaper en trygg ramme hvor deltagerne får mer kvalitetstid sammen – også mellom de ulike elementene av arrangementet.
Dersom du lurer på mer omkring det å planlegge et arrangement, burde du laste ned og lese vår guide via linken under. God lesing!
