Det er ikke bare lyd og lys som skal rigges og klargjøres før et stort event, gjestene skal jo også ha noe å spise og drikke. Dette krever minst like lang planlegging som alt annet, men maten er også en avgjørende faktor som i stor grad påvirker gjestenes totalopplevelse – Her kan vi ikke feile!
Hilde Pettersen er Prosjektkoordinator i Food & Beverages avdelingen ved Oslofjord. Hun har jobbet hos oss i mer enn 5 år og har lang erfaring med bevertning til store eventer. Vi har spurt henne om hva 7000 mennesker spiser.
Hvordan synes du det var å jobbe med et event av denne typen?
Denne typen event er helt i min gate, det er fantastisk moro! I dette tilfellet jobbet vi også sammen med et eventbyrå og da blir det ekstra viktig å jobbe med forventningsavklaring; hva ønsker kunden, hva ønsker eventbyrået og hva er egentlig mulig under et så stort arrangement. Vi kjenner nok alle på at det er tøft og krevende underveis, men det er også faglig utfordrende, utrolig gøy og absolutt verdt det til slutt.
Hvor lang tid bruker dere på å planlegge et event av denne størrelsen og som går over flere dager?
Vi trenger noen måneder på oss for at opplevelsen skal bli skikkelig god for alle gjestene, fire til seks måneder er ideelt.
Kan du fortelle litt om hvordan dere jobbet med de ulike matkonseptene?
Vi hadde et tett samarbeid med eventbyrået hele veien slik at vi leverte matkonsepter som stod i stil med kundens ønsker og programmet for de ulike. Vi må også være nøye med å planlegge logistikken; rekkefølgen må være helt riktig med tanke på blant annet kapasitet for oppvarming.
Konseptene vi går for må også reflektere hva som er mulig å få til på en god måte til et så stort publikum. Utenom den store bankettmiddagen hadde vi forskjellige matstasjoner med utlevering av måltider i tillegg til at hvert rom ble utstyrt med en egne frokostpakker.
I dette tilfellet var også kunden veldig opptatt av miljø og bærekraft. Det var stort fokus på vegetaralternativer, emballasje og resirkulering, så dette var en viktig faktor da vi jobbet med de ulike konseptene.
Hvordan jobbet dere med å få spikret menyen til den store middagen på lørdag?
Vi gjennomførte 2 prøvesmakinger og samarbeidet veldig godt med kunden underveis. Vi opplevde at forventningene var godt samkjørte hele veien slik at menyer og matkonsepter kom raskt på plass.
Hva bestod menyen av til lørdagens bankett?
Til forrett: Laks tataki med salat og grønn dillemulsjon
Hovedrett: Sharing konsept med Rødsvinsmarinert indrefilet av svin, hvitløksmarinerte kyllinglår, Grillet marinerte grønnsaker, Potetsalat, Bearnaisekrem og BBQ saus
Både forrett og hovedrett hadde også egne vegetaralternativer
Dessert: Makroner
Forretten stod klar på bordene da gjestene kom og hovedretten stod klar i varmeskap. Menyen denne gangen krevde litt ekstra tilrettelegging fordi det var så mange gjester at de benyttet mye av arealet vi vanligvis har til «back of house». Derfor var et sharingkonsept til hovedmeny den beste løsningen med tanke på plassen vi hadde til rådighet.
Hvor mange ansatte hadde F&B i sving under lørdagsmiddagen?
Da hadde vi 200 servitører, 60 kokker og 20 hovmestre fordelt på 17 soner. I tillegg hadde vi 30-40 bartendere. Alt er fordelt på de ulike sonene på forhånd og ned til minste detalj. Alt materiell er merket med hvilken sone det tilhører, og de ansatte får tildelt ansvar for ulike soner. Det blir nesten som å ha 17 mindre selskaper.
Vi hadde også 40 stk. til rydding alene – det var en helt enorm jobb! Vi hadde planlagt dette også veldig nøye og benyttet blant annet deler av parkeringskjelleren under Oslofjord Arena til rydde- og resirkuleringsstasjon.
Hvor lang tid tok servering av hovedrett og skjenk?
Servering av hovedrett, med skjenk, gikk på rett i overkant av 20 minutter. Sharingkonseptet gjorde det mulig med litt raskere servering.
Hvor mye dekketøy gikk med til en slik bankettmiddag?
Det gikk med ca. 70 000 enheter totalt. Dette innebar blant annet:
14 000 tallerkener
28 000 bestikkdeler
28 000 glass og kaffekopper
Ikke bare en stor bankettmiddag
Det er ikke bare én stor bankettmiddag på menyen når vi har et stort event fra torsdag til fredag. I tillegg til den store banketten og frokostpakkene på rommene, ble det servert hele 17 ulike måltider! Dette stod blant annet på menyen: wraps, baguetter, fruktbegre, chili con/sin carne, salat med pulled duck, kylling i curry, sveler og pinneis.
Var du bekymret for at noe ikke skulle gå helt etter planen? Og i så fall hva?
Egentlig var jeg ikke spesielt bekymret. Vi har gjort dette så mange ganger før at vi vet hva som skal til for å lykkes. Likevel går jeg med en liten klump i magen for det kan jo oppstå noe som ikke vi kan planlegge for, slik som strømbrudd eller teknisk svikt. Det eneste som er sikkert med store eventer er at det er høy grad av uforutsigbarhet og du må være fleksibel underveis.
Var det noe som faktisk ikke gikk helt etter planen?
Ja faktisk! Gjestene hadde fått beskjed om å gå opp til Arenaen litt for tidlig til banketten på lørdag, så ti minutter før vi egentlig skulle åpne, var det så stort press på dørene av folk som ville inn, at vi bare måtte åpne opp. Alt var ikke 100% klart inne i lokalet og vi hadde fortsatt servitører som gikk rundt med forretter på bordene. Det ble litt kaotisk for folkene på jobb akkurat da, men det løste seg veldig fint til slutt.
Hva er det morsomste med å jobbe med så store eventer?
Det er et skikkelig kick og det er det som er så gøy! Også er det selvfølgelig veldig gøy når det går så bra. Det store volumet gjør også at marginene blir veldig små. Én liten ting ganget med 7000 gjester, det er jo det som gjør det til et kick å jobbe med. Jobben min går i stor grad ut på å sørge for at gjestene blir fornøyde og det er veldig givende å ha den vertskapsrollen.