Hvorfor trenger du en Convention Village til ditt arrangement?

Et svært sentralt tema for alle som planlegger arrangementer, store som små, er hva slags sted passer til deres arrangement. I en slik situasjon må en vurdere, ikke bare hva som er godt nok, men hvilke steder kan være med på å løfte opplevelsen for alle deltakerne. Valg av lokaler og lokasjon kan ha mye å si for hvor vellykket selve arrangementet blir, men også hvilken følelse og opplevelse deltakerne sitter igjen med etterpå. Er det viktig med nærhet til andre tilbud som for eksempel shopping eller utesteder? Eller er det viktigere å samle alt på ett sted?

Det er fordeler og ulemper med både sentral og usentral lokasjon, men det er ikke alle som er klare over noen av de største fordelene med en usentral lokasjon som base for et arrangement. Usentral lokasjon er faktisk et viktig kriterium for å kunne kalle seg en convention village.

Hva er en convention village?

En convention village er sted for fellesskap. Et sted som ikke bare rommer mange mennesker, men også mange tilbud. En convention village lar deg som arrangør senke skuldrene, fordi her er alt samlet på ett sted, noe som gjør planlegging og gjennomføring vesentlig enklere. Ved å tilby arrangement, overnatting, mat og drikke og aktivitetsmuligheter på ett og samme sted, legges det til rette for fokus og fellesskap som ellers ikke ville vært mulig. Denne typen sted fjerner behovet for transport mellom ulike elementer av et arrangement, noe som bidrar til å gjøre totalopplevelsen mer helhetlig og skaper en avslappet atmosfære for deltakerne.

Kort fortalt er en convention village en fullintegrert hotell, resort og arrangementsdestinasjon. Her kan dere møtes, spise sammen, benytte aktivitetsmulighetene og overnatte – alt med gangavstand og på samme område. Her kan dere gjøre «landsbyen» til deres egen, men det mest spesielle med et slikt sted, er likevel den fellesskapsfølelsen som deltakerne opplever. Når mennesker som har noe til felles, er samlet på samme sted og over flere dager, skjer det noe magisk – en glede og et fellesskap blant deltakerne som bare kan oppstå innenfor en slik boble.

Usentral lokasjon?

Det høres kanskje ikke så eksotisk og spennende ut, men la oss se litt nærmere på dette. Når destinasjonen for arrangementet ikke ligger så sentralt, og ikke har gangavstand til andre tilbud, vil det bli mindre lekkasje og spredning av deltakere. Det blir helt naturlig for de aller fleste å holde seg i nærheten, særlig trygt oppleves dette for de som er ansvarlige for barn og unge. Mindre lekkasje bidrar også til at deltakerne slapper mer av, de har jo gangavstand til alt de trenger; kan hente en genser på rommet om det blir kaldt, ta seg en hvil før middagen eller benytte aktivitetsmulighetene på stedet.

Som arrangør kan du også høste mange fordeler av dette. For det første har du en kontraktspartner å forholde deg til når alt skal ordnes, men viktigst av alt er nok det som skjer med deltakerne. Fravær av transport og lekkasje, skaper en atmosfære preget av samhold og fellesskap, men kan også være med på å øke fokuset på selve arrangementets hovedtema. Det skapes en tydelig rød tråd gjennom alt som skal skje, uten at dette blir stykket opp på grunn av transportetapper, eller andre forstyrrende elementer.

Et godt eksempel er da vi skulle være vertskap for Arctic Equestrian Games på Oslofjord. Vi forvandlet den store plenumssalen, la til rette for hestebokser i det underjordiske parkeringsanlegget og arrangementet ble en gjentagende suksess. Heldekkende membran blei sveiset på hele gulvflaten, etterfulgt av et lag med asfaltplater for å beskytte membranen. Deretter ble det lagt tunge, spesialmatter som er beregnet for sprangridning, før det hele ble toppet med silikonholdig ridesand. De fastmonterte setene i amfiet ga publikum både god utsikt og gode sitteplasser.

Kun fantasien setter grenser

Hestesport er bare et av mange eksempler på hvordan fasilitetene kan tilpasses etter ulike behov. Vi har faktisk en enorm underjordisk parkeringskjeller med over 1500 p-plasser, hva med et go cart løp der nede? Eller hva med å kombinere dataparty med black light minigolf inne i en av de store hallene? Det er bare fantasien som setter grenser, men vi hjelper deg også gjerne i den kreative prosessen dersom du ikke har den mest livlige fantasien. Ikke nøl med å kontakte oss dersom du har spørsmål eller lurer på å sette i gang med planleggingen.

Om du lurer på om dine ansatte er lei av hjemmekontor, les gjerne dette blogginnlegget.